Comment établir ses priorités ?

Beaucoup de mes clients sont débordés par leurs multiples responsabilités et les incessantes sollicitations de leur entourage (patron, collègues et surtout leurs propres collaborateurs).

Résultat, ils présentent des signes plus ou moins grands de surmenage : agitation, difficulté à se concentrer, fatigue physique, mauvaise humeur, insomnie et parfois burnout. Car tous ces gens sont travailleurs, compétents et dévoués; simplement, ils ne parviennent pas à établir les priorités dans leur emploi du temps. C’est donc leur corps qui se charge de stopper la surchauffe « grâce » au burnout…

Comment ne pas en arriver là?

La règle consiste à se fixer des priorités claires et à les tenir. Pour cela, j’utilise la matrice bien connue dite d' »Eisenhower » rendue célèbre par Stephen Covey dans son livre Les 7 habitudes des gens qui réussissent. Elle consiste à répartir l’ensemble de ses tâches en les passant au crible de 2 critères : l’urgence et l’importance.

Important

Pas important

Urgent

1) Faire maintenant

3) Déléguer

Pas urgent

2) Planifier

4) Eliminer

Les tâches placées dans le cadran « Important/urgent » sont à réaliser immédiatement : il s’agit des situations de crise, des projets importants à finaliser, des demandes impromptues qui ne peuvent pas attendre…

Les tâches placées dans le cadran « Important/Pas urgent » sont à planifier avec soin : décidez quand et où vous les réaliserez. Elles concernent les projets à moyen ou long terme, le travail de réflexion stratégique, mais aussi tout ce qui concerne votre bien-être (santé, activités sportives ou de loisir, vie de famille…)

Les tâches placées dans le cadran « Pas important/urgent » sont à déléguer : elles doivent être exécutées sans délai mais pas par vous! Il s’agit des interruptions intempestives (téléphone, emails, demandes de collaborateurs), de certaines réunions, de tâches sans valeur ajoutée (reporting, administratif,…).

Enfin, les tâches non urgentes et non importantes sont à éliminer purement et simplement!

La première chose à faire est donc de prendre votre agenda et de classer chaque tâche selon la matrice. Ensuite, exécutez, planifiez, déléguez, éliminez.

Dans un deuxième temps, observez sur une période d’un mois par exemple, où vous occupez votre temps. Vous devriez passer du temps dans le cadran 1, beaucoup de temps dans le cadran 2, peu de temps dans le cadran 3 et pas de temps du tout dans le cadran 4.

Ce n’est en général pas le cas, alors ajustez votre répartition et si c’est difficile, contactez-moi pour un premier entretien gratuit et sans engagement.

1 commentaire

  1. 28/09/2015

    Un pense bête fort utile. La prise de décision est tellement importante en management, autant avoir les bons outils.

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